16. Dezember 2024, 16:33 Uhr | Lesezeit: 3 Minuten
Ab 2025 gilt für viele Bereiche eine Pflicht zur Ausstellung einer sogenannten elektronischen Rechnung – kurz E-Rechnung. TECHBOOK erklärt, was das genau ist, wie es funktioniert und vor allem, was sich jetzt zum Jahresanfang ändert.
Für viele ist es nach wie vor gang und gäbe, ihre Rechnungen als PDF zu verschicken. Im Unternehmenskontext ist das ab 2025 gesetzlich nicht mehr erlaubt. Ab dann gilt als Teil des „Wachstumschancengesetzes“ eine Pflicht zu E-Rechnung. Doch was bedeutet das im Detail und was müssen Unternehmen künftig beachten?
Übersicht
Was ist eine E-Rechnung?
Ähnlich der elektronischen Signatur bezeichnet E-Rechnung ein bestimmtes Verfahren zur technischen Übertragung von Rechnungen. Das meint nicht einfach, dass Rechnungen elektronisch versendet werden. Damit E-Rechnungen auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, muss einiges beachtet werden, in erster Linie die Formatierung.
Das hat den Hintergrund, dass die Daten nach der Übermittlung auch direkt weiterverarbeitet werden können. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte also im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen „in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar“, schreibt das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI).
In Deutschland gängige Formate sind etwa XRechnungen und Zugpferd. Aber auch europäische Formate wie Factur-X funktionieren hierzulande. Apropos europäisch: Die Grundlage für die elektronische Rechnung wurde bereits 2010 mit einer EU-Richtlinie gelegt. Seit November 2020 ist sie bereits für Lieferanten des Bundes verpflichtend. Die Änderung zu 2015 ist jetzt der nächste Schritt.
Vor- und Nachteile von elektronischen Rechnungen
In erster Linie soll die E-Rechnung Prozesse vereinfachen. Das gilt sowohl für die reine Zustellung als auch für die Weiterverarbeitung sowie die anschließende Bezahlung der Rechnung. Im Versand spart die elektronische Rechnung auch schlicht Ressourcen und damit am Ende Geld. Zudem macht die E-Rechnung die Rechnungsstellung komplett ortsunabhängig, was flexibler ist als bei herkömmlichen Rechnungen. Auch die Fehleranfälligkeit soll so geringer sein.
In der Umsetzung ergeben sich für Unternehmen allerdings teilweise noch Nachteile. Gerade kleinere Unternehmen müssen aktuell noch ihre Buchhaltungssysteme umstellen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Im Umgang mit dieser neuen Software bestehen zudem oft noch Unsicherheiten.
Änderung ab 2025 Was Selbstständige bezüglich E-Rechnungen künftig beachten müssen
Apple, Samsung, … Neue Akku-Verordnung der EU könnte Hersteller unter Druck setzen
Regelung Fehlender Kündigungsbutton rechtfertigt die fristlose Kündigung eines Vertrags
Wichtige Änderung 2025 bei der E-Rechnung
Die große Neuerung zu 2025 ist E-Rechnungspflicht. Diese bezieht sich speziell auf den Empfang entsprechender Rechnungen. Unternehmen müssen also ab 2025 in der Lage sein, Daten aus elektronischen Rechnungen entsprechend verarbeiten zu können. Eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt hingegen nur für Unternehmen, die der „umsatzsteuerlichen Pflicht zur Rechnungsstellung“ unterliegen, wie der „rbb“ schreibt. Auch Bargeld-Käufe sind von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Auch interessant: Was man über die PayPal-Alternative Wero wissen sollte
Allerdings greifen auch einige Ausnahmen. Kleinunternehmen sind von der Regelung beispielsweise ausgenommen. Zwar gilt auch hier eine Verpflichtung zur generellen Ausstellung einer Rechnung. Aufgrund der geringeren Beträge wird auf diese allerdings keine Umsatzsteuer erhoben. Ebenfalls ausgenommen sind Transaktionen, bei denen eines der beiden beteiligten Unternehmen nicht in Deutschland ansässig ist.
Solakon Solaranlage Komplettset
𝗘𝗶𝗻𝗴𝗲𝘀𝘁𝗲𝗰𝗸𝘁 𝘂𝗻𝗱 𝗹𝗼𝘀𝗴𝗲𝘀𝗽𝗮𝗿𝘁 | 𝗣𝗿𝗲𝗺𝗶𝘂𝗺 𝗕𝗮𝘂𝘁𝗲𝗶𝗹𝗲 | 𝗘𝗻𝗲𝗿𝗴𝗶𝗲 𝗶𝗺𝗺𝗲𝗿 𝗶𝗺 𝗕𝗹𝗶𝗰𝗸
Rechnungen unter einem Brutto-Betrag von 250 Euro fallen ebenfalls nicht unter die neue Regelung. Sollten zudem Leistungen gegenüber Nicht-Unternehmen wie etwa Vereinen erbracht werden, sind diese ebenfalls von der Pflicht zur elektronischen Rechnung ausgenommen, genauso wie Fahrausweise. In diesen Ausnahmefällen reicht weiterhin eine normale Rechnung aus.
