26. Oktober 2024, 9:39 Uhr | Lesezeit: 5 Minuten
Die Bundesregierung will digitale Rechnungen vereinheitlichen und den Rechnungsverkehr nahezu papierlos gestalten. Künftig sollen daher EU-weite Regelungen auch in Deutschland verpflichtend eingeführt werden. Das ist der Stand zur E-Rechnung.
Zum 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnung. Das bedeutet, der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen – also B2B – funktioniert künftig nur noch elektronisch. Grundsätzliche Umstellungen dieser Größenordnung weisen gewisse Tücken auf, weshalb noch einige Ausnahmen und Übergangsregelungen gelten. Die Bundesregierung hat sich zumindest mit dem Beschluss des sogenannten Wachstumschancengesetzes im März 2024 dazu entschlossen, die E-Rechnung auch in Deutschland verpflichtend einzuführen. Sie setzt damit Regelungen um, die EU-weit schon länger gelten. Was das für Unternehmen und Selbstständige bedeutet, soll in diesem Artikel aufgezeigt werden.
Was ändert sich mit der E-Rechnung konkret?
E-Rechnung bezeichnet künftig eine digitale Rechnung, die ein bestimmtes einheitlich gültiges Dateiformat aufweist. Dadurch kann die E-Rechnung systemunabhängig digital empfangen und verschickt werden. Gleichzeitig lassen sich die in der Rechnung enthalten Zahlen per Software auslesen und automatisch weiterverarbeiten. Das ist unter anderem für die Besteuerung durch die Finanzbehörden interessant.
Laut einer EU-Norm eignen sich vorwiegend zwei Formate für den Empfang und Versand von E-Rechnungen:
- XRechnung: Ein bereits heute für den digitalen Rechnungsverkehr gängiges XML-basiertes Format.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
EU-weit gibt es weitere gültige Formate, wie das in Frankreich bereits heute verbreitete „Factur-X“ – entspricht weitestgehend der deutschen Variante ZUGFeRD – und das sogenannte „Peppol-BIS Billing“.
Aber: Andere digitale Formate wie beispielsweise PDF, TIF oder JPG gelten ab dem Jahr 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
Wer ist von den Regelungen der E-Rechnung betroffen?
Die neuen Regelungen gelten ab dem Jahr 2025 für alle steuerrelevanten Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Die Größe eines Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Die E-Rechnungspflicht betrifft große Konzerne und unternehmenssteuerpflichtige Kleinunternehmen, also auch Solo-Selbstständige.
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Treten sämtliche Regelungen bereits zum 1. Januar 2025 in Kraft?
Nein. Denn dem Gesetzgeber ist bewusst: Solche Änderungen im Zahlungsverkehr sind zum Teil mit erheblichem Verwaltungsaufwand sowie technischen Problemen verbunden. Dennoch ergibt es Sinn, sich bereits ab dem kommenden Jahr mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen, um später – wenn die Regelung tatsächlich ohne Ausnahmen verpflichtend sein wird – gut vorbereitet zu sein.
Der Zeitplan und sämtliche Übergangsregelungen im Hinblick auf die E-Rechnung im Detail:
- 2025 bis 2026: Für die kommenden beiden Jahre gilt zunächst einmal die allgemeine Verpflichtung E-Rechnungen empfangen zu können. Der Versand von rechtskonformen E-Rechnungen ist zunächst zweitrangig. Bedeutet konkret: Rechnungen können auch weiterhin in anderen Formaten, also Papier oder PDF oder in einem anderen digitalen Format, versendet werden. Dafür wird allerdings künftig eine Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
- 2027: Es ändert sich immer noch nichts Gravierendes. Rechnungen dürfen immer noch in anderen Formaten verschickt werden. Hierfür reicht allerdings dann nicht mehr allein die Zustimmung des Rechnungsempfängers aus. Zusätzlich gilt die Maßgabe, der gesamte Umsatz des Vorjahres darf die Marke von 800.000 Euro nicht überschreiten.
- 2028: Ab jetzt gelten sämtliche Regelungen, wie bereits oben beschrieben. Die E-Rechnung muss einem der genannten digitalen Dateiformate entsprechen. Der Empfang und der Versand in diesem Format müssen gewährleistet sein. Aktuell gibt es noch Bestrebungen, die Übergangsphase bis Juli 2030 zu verlängern. Dazu bitte die weitere Entwicklung in den Medien im Blick behalten.
Wie mache ich mein Unternehmen fit für die E-Rechnung?
Trotz der großzügigen Übergangsregelungen ist es sinnvoll, bereits frühzeitig den eigenen Rechnungsverkehr auf die E-Rechnung umzustellen. Sie kennen das: Weihnachten kommt jedes Jahr vollkommen überraschend. Also nicht aufschieben, sondern bereits jetzt handeln.
Glücklicherweise gibt es für kleinere Unternehmen und Solo-Selbstständige zahlreiche, zumeist kostenlose Lösungen der bekannten Anbieter von Buchhaltungssoftware. Eine umfangreiche Übersicht hat der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e. V. (VGSD) zusammengestellt. Mit den dort aufgelisteten Tools machen Sie Ihr Geschäft fit für die E-Rechnung.
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Warum eigentlich E-Rechnung?
Letztlich geht es darum, den gesamten Rechnungsverkehr künftig nahezu papierlos zu gestalten. Durch das einheitlich gültige Dateiformat können alle beteiligten Parteien – Unternehmen, Steuerberatungen, Finanzbehörden – problemlos auf die Daten zugreifen und diese digital verarbeiten. Ein Ausdruck ist nicht mehr notwendig.
Für Unternehmen selbst entfällt das platzraubende Aufbewahren von Papierrechnungen in Aktenschränken. Die digitale E-Rechnung muss zwar für den Fall einer behördlichen Betriebsprüfung immer noch 10 Jahre lang ab Rechnungsstellung aufbewahrt werden. Dafür sind dann allerdings keine Aktenordner mehr notwendig. Im besten Fall lagern die Daten in einem sicheren Ordner in der Cloud.
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Sämtliche Prozesse im Zusammenhang mit dem Rechnungsverkehr und der Besteuerung laufen künftig effizienter ab. Zumindest theoretisch. Ob das in der Praxis tatsächlich so ist, wird sich zeigen.
Denn ganz so einfach gestaltet sich die Umstellung dann doch nicht. Nur ein Beispiel: Bestehende Altverträge, beispielsweise geschäftlich relevante monatliche Mietzahlungen, müssen spätestens ab dem Jahr 2028 auf das neue Dateiformat umgeändert werden.
Praktisch bedeutet das: Sie müssen sich den alten Vertrag vorab als E-Rechnung zuschicken lassen. Sonst gelten dieser und weitere Altverträge als ungültig und werden von den Finanzbehörden nicht mehr für die steuerliche Veranlagung anerkannt.
