11. März 2019, 7:45 Uhr | Lesezeit: 5 Minuten
Wer Dokumente im Netz verschickt, nutzt meist PDFs. Der Vorteil des Formats: Es wird auf allen Plattformen korrekt dargestellt. Das Problem: Das Bearbeiten der Dateien ist nicht immer so einfach. Diese Programme schaffen Abhilfe – zum Teil kostenlos.
PDF-Dateien erleichtern den digitalen Alltag enorm. Großer Vorteil des 1993 von Adobe eingeführten Dateiformats: Das Portable Document Format stellt sicher, dass ein Dokument auf jeder Plattform in der korrekten Formatierung angezeigt wird.
Nicht unterstützte Schriftarten, verrutsche Überschriften, an eine falsche Stelle verrückte Bilder: alles kein Problem mehr. Anfangs war zum Lesen der PDF-Dateien der Adobe Acrobat Reader notwendig. Den braucht man heute nicht mehr unbedingt, da jeder zeitgemäße Internet-Browser die Dokumente öffnen kann. Auch das Ausfüllen und Speichern von PDFs mit Formularfunktion ist im Browser möglich.
Um PDFs selbst zu erstellen oder zu bearbeiten, braucht es dagegen schon Hilfe. Der Acrobat Reader von Adobe bietet nur die Option zum Unterzeichnen und Kommentieren – wer mehr Bearbeiten möchte, kann bei Adobe auf die kostenpflichtigen Programme „Acrobat Standard DC“ oder „Acrobat Pro DC“ zurückgreifen, welche ab rund 15 beziehungsweise 18 Euro im Monat kosten. Mit den Programmen lassen sich zum Beispiel Texte und Bilder direkt im PDF bearbeiten.
Alternative Programme
Als kostenlose Alternative empfiehlt Andrea Trinkwalder vom der Fachzeitschrift „c’t“ den „PDF XChange Editor“ von Tracker Software. „Für das Arbeiten mit PDFs sind die Kommentarfunktion und die gute Textsuche empfehlenswert.“ Durch OCR-Unterstützung können gescannte Dokumente auf Textstellen durchsucht werden. Die kostenlose Lite-Version ist allerdings in ihren Funktionen eingeschränkt. Für die Vollversion werden 37 Euro fällig.
Foto: Melissa Ramson
Der „Foxit Reader“ von Foxit mit einer umfangreichen Kommentarfunktion eignet sich besonders für gemeinsam genutzte Dokumente, da er eine Unterstützung für Cloud-Dienste mitbringt. So können Dateien online zur Verfügung gestellt und von mehreren Personen gelesen und kommentiert werden.
Um eigene PDFs zu erstellen, rät Trinkwalder zur Nutzung einer Textbearbeitungssoftware. Sie bieten einen größeren Umfang, bequemere Oberflächen und mehr Möglichkeiten der Textbearbeitung oder zum Einfügen von Bildern und Tabellen. Die Dokumente können nach der Bearbeitung einfach als PDF abgespeichert werden. OpenOffice sei eine gute, kostenlose Alternative zu Microsoft Word und könne PDFs direkt erstellen, erklärt Trinkwalder. Auch LibreOffice ist kostenlos und bietet diese Möglichkeit.
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Umwandlung mit einem Klick
Obgleich die meisten Textbearbeitungsprogramme mittlerweile PDFs erstellen können, soll es immer noch Ausnahmen geben. Der kostenlose „PDF Creator“ von pdfforge hilft dann weiter. Das Prinzip ist simpel: Die Software wandelt jedes druckbare Dokument mit einem Klick in ein PDF um. Egal ob Text, Tabelle oder Bild. Selbst das Zusammenfügen zu einer großen Datei ist kein Problem. Und das Programm kann die Dateien auf Wunsch verschlüsseln.
Wenn Dokumente eingescannt werden, erhält der Nutzer oft jede einzelne Seite als PDF. Das ist nervig und unübersichtlich. Zudem macht es keinen professionellen Eindruck, wenn die einzelnen Dateien etwa für ein Bewerbungsschreiben verschickt werden. Abhilfe schafft „PDFsam“. Der Name des Programms steht für „split and merge“ – also trennen und zusammenfügen.
Foto: Christin Klose/dpa Themendienst
Genau das tut das hilfreiche Tool einfach und effizient. Einzelne PDFs können zu einer großen Datei zusammengefügt werden. Und auch der umgekehrte Schritt ist möglich: Einzelne Seiten lassen sich aus einem großen Dokument ausschneiden. Bei Bedarf können die Seiten geordnet oder gedreht werden. Die Basis-Version ist des leicht verständlichen Programms ist kostenlos, die kostenpflichtigen Varianten verfügen auch noch über einen Editor.
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Farbliche Hervorhebung
Wer das Apple-Betriebssystem MacOS nutzt, kann auf das Programm „Vorschau“ zurückgreifen, um zwei PDFs zusammenzufügen. Es bietet noch mehr Funktionen. Zum Beispiel lassen sich Textstellen farbig hervorheben oder Textabschnitte hinzufügen.
Das kostenlosen Programm „PDF24 Creator“ erlaubt zum Beispiel das Sortieren und Verschieben von Seiten im Dokument. Mit dem Tool, das das Portal „Chip online“ empfiehlt, lassen sich ebenso PDFs verbinden oder aufteilen. Nutzer können die Dateien signieren und zum Beispiel mit Wasserzeichen und Seitenzahlen versehen. Die Software sei schnell und sehr einfach zu bedienen und werde seit vielen Jahren ständig weiterentwickelt, erläutert Michael Humpa von „Chip online“.
