12. Juni 2022, 8:47 Uhr | Lesezeit: 5 Minuten

Die E-Mail ist nach wie vor für viele ein sehr wichtiges Kommunkationsmittel, nicht zuletzt im Job. Mit ein paar Tipps können Sie Ihren Umgang mit Mailprogrammen verbessern: Von der Signatur über Verschlüsselung bis zur Wegwerf-Mailadresse.

Bei E-Mails zählt der Einsatzzweck

Auch wenn E-Mails vor allem im beruflichen Kontext wichtig sind, so eignet sich der Arbeitgeber-Account als Absender doch nicht für jedes Anliegen. „E-Mail ist die erste Wahl, wenn es um verbindliche und nachvollziehbare Korrespondenzen geht“, erklärt der Branchenverband Bitkom in seinem „E-Mail-Knigge“. Denn Unternehmen müssten die geschäftlichen Mails archivieren und aufbewahren.

Für die Verabredung zum Mittagessen oder einen kleinen digitalen Plausch eignen sich deshalb eher ein Instant-Messenger oder soziale Medien. In Sachen Verbindlichkeit und Seriosität sind E-Mails hingegen das Mittel der Wahl.

Das Kiss-Prinzip

„Keep it short and simple“ – dafür steht das sogenannte Kiss-Prinzip. Heißt im Klartext: Wer eine Mail schreibt, sollte sich kurzfassen und schnell auf den Punkt kommen. Wie auch beim persönlichen Kontakt gilt nämlich, dass der erste Eindruck zählt. niemand möchte eine lange Mail ohne Absätze, in der zudem noch themenfremde Dinge angesprochen und unnötig viele Worte gemacht werden.

Für die Übersichtlichkeit beim Empfänger sollte jede Mail nur ein Thema haben. Dieses sollte dann auch in der Betreffzeile stehen und gegebenenfalls auch eingangs nochmal direkt erwähnt werden. Denn viele nutzen den Posteingang auch als Aufgaben-Liste, unterstützt von entsprechenden Ordner-Strukturen. Wer beim Empfänger nur geringe Aufmerksamkeit beim Lesen vermutet, kann Schlagwörter auch fett markieren – allerdings nicht zu aufdringlich.

Einfach mal einen Wegwerf-Account nutzen

Viele Dienste im Internet verlangen zunächst eine Mailadresse, um einen Account anzulegen. Wer das Konto nur einmal kurz nutzen will, kann dafür eine Wegwerf-Adresse anlegen. Das sind quasi Mailaccounts auf Zeit.

Je nach Anbieter kann man die Mails dann nur lesen oder auch beantworten. Die entsprechenden Seiten heißen etwa „wegwerfemail.de“, „spoofmail.de“ oder „10minutemail.com“. Mitunter werden die Wegwerfmailanbieter bei der Anmeldung bei einem Dienst erkannt – in diesem Fall kann man sich schnell eine Alternative suchen.

Das richtige E-Mail-Passwort

Dieser E-Mail-Tipp weicht zwar etwas vom Knigge-Prinzip ab, ist aber mindestens genauso wichtig. Man sollte sein Postfach nämlich immer mit einem sicheren Passwort schützen. Das E-Mail-Postfach ist nämlich nach wie vor eine zentrale Stelle des digitalen Lebens. Darüber laufen oft auch anderen Accounts und Konten; man verifiziert sich mitunter per Mail. Hat ein Hacker also Zugang zum Mail-Postfach, ist auch der Weg zu den Accounts bei Amazon, Paypal oder Facebook nicht weit.

Sichere Passwörter haben laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik acht bis zwölf Stellen und enthalten Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Namen von Familienangehörigen und andere leicht zu erratende Kombinationen sind tabu. Regelmäßige Besuche beim Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts oder auf der Webseite haveibeenpwned.com verraten, ob die eigenen Zugangsdaten vielleicht schon geknackt wurden.

Die richtige Signatur verwenden

In E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird, aber auch bei vielen Webmail-Oberflächen können Nutzer eine eigene Signatur eingeben. Diese erscheint dann automatisch unter jeder Mail oder kann jederzeit mit einem Klick manuell eingefügt werden.

Auch hier gilt: auf das Nötigste beschränken. Meist gibt die Firma eine feste Signatur vor, in der Sie dann nur Ihren Namen und Ihre Jobbezeichnung sowie Telefonnummer ergänzen. Aber auch private Mails kann man mit einer Signatur versehen – diese sollten aber möglichst nur Text und wichtige Informationen enthalten oder eine kurze Grußformel.

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E-Mails verschlüsseln und für Sicherheit sorgen

„Eine E-Mail gleicht einer Postkarte“ heißt es im E-Mail-Knigge von Bitkom. Für Kriminelle ist es vergleichsweise einfach, auf unverschlüsselte Mails zuzugreifen. Mail mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) können nur Sender und der beabsichtigte Empfänger lesen.

Damit das klappt, müssen diese allerdings auch ihre Krypto-Schlüssel austauschen. Das ist etwas kompliziert und hält viele davon ab, ihre Mails zu verschlüsseln. Eine Lösung kommt vom Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie und der Telekom: die sogenannte Volksverschlüsselung. „Man registriert sich bei der Telekom, und die übernehmen dann die Schlüsselverwaltung“, sagt Graf.

E-Mails werden gerne für Spam und zum Verbreiten von Schadsoftware genutzt. Um sich davor zu schützen, helfen schon ganz einfache Verhaltensregeln. „Öffnen Sie keine E-Mails, von denen Sie den Absender nicht kennen. Öffnen Sie keine Anhänge, von denen Sie nicht wissen, wo sie herkommen – insbesondere keine gepackten Archive wie .zip- oder .rar-Dateien“, sagt Julian Graf von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen.

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Nachricht immer nochmal final checken

Der letzte Tipp scheint vielleicht banal, ist aber gerade bei beruflichen oder offiziellen E-Mails wichtig. Vor dem Absenden der Nachricht sollte man immer nochmal final alles durchlesen. Beim Schreiben können auch dem Gründlichsten Fehler unterlaufen. Ein kleiner Tippfehler hier, eine falsche Uhrzeit da – ein finaler Check kann das ganz einfach verhindern.

Es kann auch bei komplizierteren Inhalten und wenn Zeit ist helfen, die E-Mail nach dem Schreiben noch ein paar Minuten liegen zu lassen und sie dann nochmals zu redigieren. Achten Sie dabei auch nicht nur auf den Inhalt der Nachricht, sondern auch, ob die E-Mail an alle geht, die sie bekommen sollen und ob die Betreffzeile richtig ist.